برنامج أتمتة تحصيل الديون

أين يضيع وقت فرق التحصيل يدوياً؟

حين تُدار المتابعة يدوياً، ينفق المندوب ساعاته في التنسيق لا في التحصيل، وتضيع الملفات في الفجوات بين المهام.

في التحصيل اليدوي يبدأ اليوم بتوزيع الملفات على المندوبين عبر جداول ورسائل، ثم يفتح كل مندوب قائمته محاولاً تذكّر من وعد بالسداد ومتى، ومن تأخّر ويحتاج تذكيراً، ومن استحقّ التصعيد. تُكتب رسائل التذكير واحدة واحدة، وتُنسى بعضها لأن لا أحد ضبط لها موعداً، ويبقى ملف متعثّر أسابيع في يد مندوب دون أن ينتقل إلى المرحلة التالية لأن نقله يعتمد على أن يتذكّره شخص. هذه المهام لا تحتاج اجتهاداً بشرياً — تحتاج قاعدة تُنفَّذ تلقائياً.

برنامج أتمتة تحصيل الديون ينقل هذه الأعمال المتكرّرة من رأس المندوب إلى محرّك قواعد داخل النظام: من يستلم أي ملف، ومتى تُرسل أي رسالة، ومتى تنتقل الحالة أو تُصعّد — كلّها قرارات مكتوبة مسبقاً تُطبَّق دون تدخّل. فيقلّ الإدخال اليدوي، وتختفي الملفات المنسيّة، ويصبح الجهد البشري مركّزاً على المكالمة والتفاوض حيث يصنع الفرق فعلاً.

أتمتة توزيع الحالات على المندوبين

بدل التوزيع اليدوي كل صباح، يُسند سير العمل كل حالة إلى المندوب المناسب وفق قواعد تحدّدها أنت.

تضبط وحدة سير العمل قواعد إسناد تحدّد من يستلم أي ملف حسب المحفظة أو المنطقة أو نوع الدَّين أو الأولوية، فتُوزَّع الحالات الجديدة تلقائياً فور قيدها أو استيرادها، ويجد كل مندوب ملفاته جاهزة فور دخوله دون تنسيق يدوي. وحين تتغيّر نتيجة حالة، ينقلها سير العمل إلى المرحلة التالية أو يعيد إسنادها وفق القاعدة، فيبقى التوزيع عادلاً ومتوازناً بين الفريق.

التذكيرات والرسائل المجدولة تلقائياً

اربط كل استحقاق بتذكير مجدول يُرسَل في موعده عبر القناة المناسبة، دون كتابة رسالة واحدة بيدك.

تعمل وحدة الاتصالات على أربع قنوات — مكالمات وSMS وواتساب وبريد — ويربطها سير العمل بمواعيد الاستحقاق، فيُرسل التذكير آلياً قبل موعد القسط أو عند تأخّر الوعد أو في التوقيت الذي تحدّده القاعدة. يُقيَّد وعد السداد بموعده، أو تُنشأ خطة تسوية بأقساط مجدولة، فيتولّى النظام إطلاق التذكيرات المرتبطة بكل استحقاق بدل أن يتابعها المندوب يدوياً. ويُسجَّل كل ما يُرسَل ضمن ملف المدين والدَّين، فيبقى أثر التواصل موثّقاً ومتصلاً بالحالة.

• تذكيرات مجدولة قبل مواعيد الأقساط وعند تأخّر الوعود
• إرسال عبر القناة المناسبة — SMS أو واتساب أو بريد — حسب القاعدة
• ربط كل تذكير باستحقاق محدّد في خطة السداد أو الاتفاقية
• تسجيل كل رسالة مُرسَلة ضمن ملف المدين والدَّين

قواعد التصعيد التلقائي

حدّد متى يجب أن يتحرّك الملف، ودع النظام يصعّده تلقائياً بدل أن ينتظر أن يتذكّره أحد.

تضبط قواعد التصعيد الشروط التي تنقل الحالة إلى المرحلة أو المسؤول التالي: تأخّر السداد عن الموعد، أو إخلال بوعد، أو مرور مدّة دون نتيجة، أو بلوغ الملف مرحلة تستوجب المراجعة. عند تحقّق الشرط، ينقل سير العمل الحالة تلقائياً — إلى مشرف، أو إلى المسار القانوني بقضاياه ومحاميه وجلساته — دون أن يبقى الملف عالقاً في يد مندوب. هكذا لا يتعثّر ملف بصمت، وتتحرّك المعالجة في وقتها وفق سياسة مكتوبة لا اجتهاد فردي.

1. تعريف الشرط: تحدّد ما الذي يستوجب التصعيد — تأخّر عن موعد، إخلال بوعد، أو مضيّ مدّة دون تقدّم.
2. المراقبة التلقائية: يراقب النظام الحالات باستمرار ويكتشف الملفات التي تحقّق شرط التصعيد دون متابعة يدوية.
3. النقل والإسناد: تُنقل الحالة تلقائياً إلى المرحلة أو المسؤول التالي وفق القاعدة، مع بقاء تاريخها وتواصلها وأرصدتها مرتبطاً بها.
4. التوثيق: يُسجَّل كل تصعيد في سجل العمليات، فيبقى واضحاً من صعّد الملف ومتى ولماذا.

لوحات المتابعة والتقارير

أتمتة العمل تحتاج رؤية تُظهر أثرها، فتكشف لك اللوحات ما تحرّك تلقائياً وما يحتاج تدخّلاً بشرياً.

توفّر وحدة التقارير والتحليلات لوحات مؤشرات تُظهر توزيع الملفات على مراحل سير العمل، وحالة الوعود والاتفاقيات والالتزام بأقساطها، وأداء المندوبين والفرق، والمبالغ المحصّلة والمتبقّية عبر المحافظ. تتيح هذه الرؤية للإدارة أن تعرف أين تعمل الأتمتة بكفاءة وأين تتكدّس الحالات، فتعدّل القواعد أو تعيد توزيع الأحمال بناءً على أرقام حقيقية بدل تقديرات متأخّرة. ويُسجَّل كل إجراء آلي أو يدوي في سجل العمليات ضمن صلاحيات مبنية على الأدوار (RBAC) تحدّد ما يراه كل مستخدم ويفعله.

• توزيع الملفات عبر مراحل سير العمل ورصد الحالات المتكدّسة
• متابعة الوعود وخطط التسوية والالتزام بمواعيدها
• أداء المندوبين والفرق والمبالغ المحصّلة والمتبقّية
• سجل عمليات وصلاحيات أدوار (RBAC) توثّق كل إجراء وتضبط الوصول

الأسئلة الشائعة